Правильне заповнення довідки-розрахунку — запорука спокою для бухгалтера та роботодавця. Від цього документа залежить своєчасна реєстрація заяви на виплату лікарняних, уникнення штрафів і коректне нарахування ЄСВ. У 2025 році форма не змінилася, але податкова перевіряє її все уважніше. Розповідаємо, як правильно скласти довідку, що обов’язково врахувати та які лайфхаки зекономлять час.
Важливість правильної підготовки довідки-розрахунку для уникнення штрафів
За даними порталу «Головбух», довідка-розрахунок ЄСВ (зразок 2025) подається разом із заявою-розрахунком до Фонду соціального страхування — або через Електронний кабінет, або через медичний заклад. Документ підтверджує, що роботодавець нарахував ЄСВ на суму лікарняних і може претендувати на компенсацію. Якщо в довідці — помилка чи невідповідність Податковому розрахунку, ФСС має право зупинити фінансування, а податкова — накласти штраф за порушення звітності.
Один неправильний реквізит або плутанина з датами — і працівник не отримає виплати вчасно, а платник ризикує потрапити під перевірку. Тож навіть такий невеликий за обсягом документ вимагає максимальної уважності.
Детальний розбір кожного розділу: що і куди вписувати
Розділ 1. Заголовна частина
Указують:
- найменування документа;
- код ЄДРПОУ або РНОКПП (для ФОП);
- повну назву платника;
- звітний місяць і рік;
- тип документа: «початковий» чи «уточнюючий».
Розділ 2. Таблиця з розрахунком ЄСВ на лікарняні
Основна частина довідки. У таблиці зазначають:
- ПІБ працівника;
- ІПН;
- період тимчасової непрацездатності;
- суму допомоги;
- базу нарахування ЄСВ;
- внесок (22% від бази).
Розділ 3. Підсумок
Окремо вказують:
- загальну суму нарахованого ЄСВ;
- кількість працівників;
- підписи керівника та бухгалтера.
У 2025 році форма довідки не оновлювалася, проте вказівки щодо її заповнення деталізували — тепер навіть за відсутності виплат, у деяких випадках, просять подавати «нулеву» довідку для звірки.
Особливості заповнення при різних типах діяльності та категоріях платників
- ФОП без працівників не подають довідку-розрахунок. Їм немає на кого нараховувати ЄСВ на лікарняні.
- Якщо працівник — сумісник (неосновне місце роботи), довідка має містити це уточнення. Базу обчислюють виходячи з фактичної суми виплат.
- ЦПД: якщо робота за договором не є трудовими відносинами, ЄСВ може не нараховуватись — залежно від умов. Але ФСС вимагає пояснення в окремому листі.
- Якщо підприємство пройшло реорганізацію або перейменування, довідку подають уже з новими реквізитами — але зазначають і попередні, якщо триває перехідний період.
Поширена помилка — не відображати лікарняний повністю, коли його частина припадає на наступний місяць. У такому разі суму розбивають відповідно до календаря, але показують цілісно.
Корисні лайфхаки для швидкого та точного оформлення документації
- Зберігайте шаблон із вашими реквізитами, щоби не вводити їх щоразу вручну.
- Автоматизуйте розрахунок у таблицях — формули Excel чи Google Таблиць спростять перевірку.
- Подавайте довідку в той самий день, що й заяву-розрахунок — це пришвидшить розгляд.
- Перед поданням звіряйте з Податковим розрахунком: база, сума ЄСВ, ІПН і періоди мають збігатися.
- Підготуйте коротку інструкцію для колег або кадровиків — це зекономить час у майбутньому.
Підсумок
У 2025 році довідка-розрахунок залишається важливим інструментом контролю сплати ЄСВ. Навіть якщо форма не змінилась, уважність до деталей зросла. Правильно заповнена довідка — це і підтвердження розрахунку податку, і ключ до вчасного відшкодування лікарняних. Перевіряйте кожен блок, звіряйте реквізити, автоматизуйте обчислення — і вам не загрожуватимуть штрафи чи затримки виплат.
На правах реклами