Основними причинами, що можуть призвести до виведення з ладу реєстратора розрахункових операцій, є несправність, відсутність зв’язку та електропостачання господарської одиниці, де його розміщено.
У такому разі існує два варіанти проведення розрахункових операцій:
- з використанням резервного РРО за умови, що він був належним чином зареєстрований в органах ДФС (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов з ладу);
- з використанням розрахункової книжки, зареєстрованої в органах ДФС (у разі, коли електроенергії немає або відсутній резервний РРО).
Також треба мати на увазі, що суб’єкт господарювання може працювати без основного РРО, у разі виходу з ладу РРО – у період ремонту та у разі відключення електроенергії але не більше 7 робочих днів.
Варто зазначити, що у разі незабезпечення гарантійного ремонту реєстратора розрахункових операцій центри сервісного обслуговування зобов'язані не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття в ремонт реєстратора розрахункових операцій ввести в експлуатацію належним чином зареєстрований на суб'єкта господарювання резервний реєстратор розрахункових операцій.
Основний алгоритм дій при застосуванні резервного РРО такий:
1. Внесіть готівку, що була в місці проведення розрахунків до моменту виходу з ладу РРО, у грошову скриньку резервного РРО. Зробити це треба за допомогою операції «Службове внесення».
2. Проводьте розрахунки через резервний РРО в загальному порядку його експлуатації. Усі ці операції необхідно фіксувати в КОРО, зареєстрованій на цей РРО.
3. Після відновлення роботи основного РРО виведіть готівку, що була в місці проведення розрахунків, зі скриньки резервного РРО операцією «Службова видача» та внесіть її в скриньку основного РРО операцією «Службове внесення».
4. Заповніть графи 6 і 7 розд. 4 КОРО на основний РРО і проконтролюйте представника ЦСО – він має заповнити графи 4 і 5 розд.4 КОРО.
Що треба робити при використанні розрахункової книжки:
Нагадаємо, що використовується тільки зареєстрована в органах ДФС РК. Якщо вона застосовується вперше, на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання. Далі необхідно діяти так:
1. Внести готівку, що знаходилася в місці проведення готівкових розрахунків, за допомогою розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
2. Проводити розрахунки з покупцями з оформленням РК.
3. Оформити розрахунковою квитанцією з позначкою «Службова видача» гроші, що передаються з місця проведення розрахунків до каси підприємства чи інкасуються в каси банків протягом дня.
Згідно з п. 9 розділу III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 № 417, якщо на період виходу з ладу РРО або в разі відключення електроенергії розрахункові операції проводяться з використанням книги ОРО та розрахункової книжки, то після встановлення відремонтованого (резервного) РРО або відновлення постачання електроенергії необхідно провести через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням розрахункової книжки, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам’яті) - за час роботи, що передував виходу РРО з ладу або відключенню електроенергії, окремо за кожною ставкою податку на додану вартість, після чого слід виконати Z-звіт. За потреби виконується операція «службове внесення» на суму готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків, - пише Відділ комунікацій Головного управління ДФС у Закарпатській області.